Como um software jurídico permite que advogados trabalhem à distância

Você já parou para observar o impacto da evolução das tecnologias móveis para sua advocacia? Hoje em dia, com um bom software jurídico e um tablet ou notebook conectado à internet é possível fazer todo o trabalho que você executa da sua mesa no escritório. E sem perder a qualidade.

Essa realidade é tão viável que já existem advogados nômades digitais e escritórios que funcionam exclusivamente à distância. Lembra daquele futuro que parecia tão distante, no qual você poderia se ausentar por um período maior de tempo com a certeza de que seu escritório não pegaria fogo? Ele chegou!

Se você quiser fazer uma viagem mais longa com a cabeça tranquila, tirar um ano para conhecer o mundo ou apenas saber que vai ficar tudo bem na sua ausência, você pode! Não acredita? Então, vem cá conhecer os mitos que afastam você e sua equipe do trabalho remoto e como combatê-los com um software jurídico!

7 mitos sobre trabalho remoto e como combatê-los com um software jurídico

Mito nº 1: Eu vou perder o controle da minha equipe

Muitos advogados que desempenham papel de liderança não se ausentam do escritório por ter absoluta certeza de que o caos vai se instaurar no local assim que eles saírem pela porta. Se você também é refém desse pensamento, pode se tranquilizar e abrir a mente para novas possibilidades. Porque, afinal de contas, elas existem e estão cada vez mais próximas de você. ?

Com um software jurídico completo como o Astrea, você se mantém informado em tempo real sobre o andamento das atividades da equipe. É possível ter uma visão panorâmica da situação mesmo à distância. Assim, você não vai precisar ligar no escritório e nem mandar um Whatsapp sempre que quiser saber como a equipe está se comportando e a quantas anda o tratamento das demandas. Basta acessar o Astrea e checar todas informações.

Delegar tarefas também não precisa ser um bicho papão quando você está longe do escritório. Com o software jurídico Astrea você pode aproveitar o tempo de espera no aeroporto, por exemplo, para atribuir atividades com agilidade pelo aplicativo mobile! Ah, e sempre que alguém concluir alguma tarefa que você demandou, você recebe uma notificação! Viu como é possível manter o controle mesmo em movimento?

Mito nº 2: A qualidade no atendimento dos meus clientes vai cair drasticamente

Nós entendemos essa preocupação. Afinal, cliente mal atendido pode, eventualmente, virar ex-cliente, não é mesmo? Mas em um universo em que notebooks, tablets e celulares são ferramentas que servem como trabalho, banco, lazer, restaurantes e várias outras funções, existe uma grande abertura para revolucionar os padrões de atendimento.

Caso contrário, como seria possível existir advogados que vivem o nomadismo digital e escritórios virtuais se mantendo sustentáveis e lucrativos? Para um atendimento remoto de qualidade ser viável é preciso contar com as ferramentas certas. E um software jurídico online tão completo como o Astrea está preparado para atender às suas necessidades e as necessidades dos seus clientes!

Entre os benefícios do sistema para advogados está a possibilidade de manter um histórico completo dos atendimentos. Essa alternativa é importante por dois motivos principais: o primeiro é deixar o atendimento mais personalizado e não depender da memória. E o segundo é garantir que o cliente vai ser bem atendido ainda que não seja por você. Afinal, se o histórico estiver completo e atualizado no software jurídico, os colaboradores vão poder se inteirar de todo o caso e dar sequência a uma assistência de excelência.

No ebook sobre excelência no atendimento, nós explicamos, com dicas e exemplos reais, como usar o histórico a favor do seu atendimento. Outro recurso que pode ser muito útil no atendimento remoto é o acesso do cliente. No Astrea, seu cliente pode ser informado automaticamente por email sempre que houver movimentação no processo dele. Ou, se você preferir, pode criar um acesso para ele mesmo fazer login e acompanhar as atualizações dentro do software.

Mito nº 3: Não vou ter à mão todas as informações que preciso

Nós já falamos algumas vezes aqui no blog sobre a necessidade de confiar na tecnologia para armazenar e consultar informações. Também abordamos a importância de conhecer o sistema de armazenamento do software jurídico online que você usa ou vai utilizar. Afinal, uma rotina de trabalho mais móvel exige uma boa segurança da informação. Dessa forma, é possível garantir a proteção de todos os seus dados e ter certeza de que não vão se perder no buraco negro da internet.

Aqui na Aurum nós nos preocupamos muito com eficiência e segurança. Por isso, contamos com os servidores da Google para armazenar e proteger os dados salvos no Astrea. Isso torna o software jurídico tão seguro e acessível quanto o Google Drive.

Mas por que abordamos esse assunto neste tópico? Simplesmente para mostrar que reunir todas as informações em um software jurídico online resulta, automaticamente, em menos risco de perder dados importantes. Além, é claro, de facilitar (e muito!) o acesso a esses dados dentro e fora do escritório.

Assim, você se previne de chegar em uma reunião importante sem os documentos porque esqueceu a pasta no café do aeroporto. E também de deixar a equipe do escritório sem acesso a essas informações durante a sua ausência.

Mito nº 4: Vou correr muito mais risco de perder prazos

Pior do que a possibilidade de perder um documento importante é correr risco de não cumprir um prazo, certo? Essa é, talvez, a maior preocupação dos líderes de escritórios de advocacia. Pode ser esclarecedor ou até assustador ler isso, mas a sua presença no escritório não precisa ser crucial para que os prazos sejam concluídos.

Basta alguns segundos pensando sobre o assunto para perceber que muitas atividades relativas a advocacia já foram automatizadas. Hoje em dia é possível fazer tudo à distância – com exceção das idas ao fórum (pelo menos por enquanto). Com um software jurídico essa possibilidade ganha ainda espaço.

O controle avançado do Astrea permite que os prazos sejam cumpridos de forma mais confiável, mesmo com uma ou mais pessoas da equipe trabalhando remotamente. É possível controlar tarefas, restringir acesso às informações críticas dos prazos e visualizar todas as atividades pendentes, em execução e finalizadas. Com poucos cliques, o usuário pode, por exemplo, ficar sabendo o que está prejudicando o cumprimento de determinado prazo e priorizar ações para finalizar tudo a tempo.

Além de permitir a criação de uma lista de atividades atrelada a cada prazo, o Astrea notifica os usuários sempre que houver qualquer movimentação relativa a ele.

Mito nº 5: Não vou conseguir acompanhar todos os meus processos

Como você vai conseguir gerenciar todos os seus processos à distância? Com um software jurídico que permita uma gestão de processos inteligente! Usando o Astrea você conta com robôs que buscam atualizações nos tribunais e nos diários oficiais e armazenam todos dentro do sistema.

E para garantir que você realmente acompanhe cada atualização, o sistema envia alertas sempre que houver qualquer movimentação. E como Astrea é um software online, você pode ter acesso a todas as informações sobre seus processos de qualquer dispositivo conectado à internet. Se você vai fazer isso da mesa do seu escritório, de um hotel em Paris ou de um evento para advogados em São Paulo, a escolha é sua! ?

Mito nº 6: Minha produtividade vai cair

Muito pelo contrário! É claro que, independente de onde você estiver, buscar um cantinho confortável e favorável para a concentração é fundamental.

Mas, ao contar com um software jurídico completo e online, que reúne todas as ferramentas de gestão de escritório, clientes, prazos, financeira, equipe e processos em um único lugar, você ganha tanto em produtividade quanto em organização!

O Astrea foi pensado para proporcionar tudo isso aos clientes com eficiência, agilidade e preocupação com a gestão do tempo. Afinal, em um mundo em que não é mais preciso escolher entre ser advogado e trabalhar de forma dinâmica e mais livre, as ferramentas têm um papel definitivo de desburocratizar as atividades rotineiras para incentivar a modernização da atuação profissional.

Mito nº 7: Alguém vai cometer um erro que não vou conseguir resolver

Infelizmente, erros acontecem, com ou sem a sua presença no escritório. A boa notícia é que dá para contar com a tecnologia para evitá-los! Com um software jurídico como o Astrea você pode restringir o acesso a algumas áreas do sistema. Dessa forma, é possível definir quem pode visualizar ou editar determinadas informações cadastradas no software.

Por exemplo: o estagiário não pode excluir nenhuma informação cadastrada no sistema, mas pode incluir documentos, alimentar o histórico e redigir peças jurídicas. A secretária pode visualizar todas as atividades cadastradas na agenda, mas não pode editá-las ou excluí-las. Assim por diante.

O Astrea também permite cadastrar processos em diferentes perfis. Tem os processos públicos, acessíveis a todos os usuários do sistema. Os processos em equipe, com acesso limitado para um grupo de colaboradores. E os processos privados, que ficam disponíveis apenas para a pessoa responsável por eles.

Conclusão

Depois de desconstruir os sete principais mitos quando o assunto é mobilidade na advocacia, você já pode contratar o melhor software jurídico e virar nômade digital! Brincadeiras à parte, vamos para a última reflexão antes de finalizar este texto.

Independente do tipo de carreira que você decidiu seguir, é muito importante transformar o uso do software jurídico em parte da cultura do escritório. Instrua sua equipe para alimentar o histórico do cliente da maneira adequada, atualizar o status das tarefas e tratar os casos e processos. Quanto mais centralizada estiverem as informações, mais organizado e produtivo é o trabalho individual e da equipe.

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E quando houver desejo ou necessidade de trabalhar fora do escritório, vai ser muito mais tranquilo para você, para os colaboradores e também para os clientes. ?

Fonte: Aurum