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Controle Financeiro

O checklist definitivo de controle financeiro para o representante comercial

Um checklist não é nada mais do que uma lista de verificação, com todos os itens que devem ser observados dentro do controle financeiro para o representante comercial. Trata-se de uma tarefa simples, que deve ser feita sempre que se faz qualquer lançamento no fluxo de caixa, mas que, de maneira geral, sempre é relegada a segundo plano.

Fazendo o checklist, o representante comercial tem maior segurança com relação a todos os lançamentos realizados e mantém o total controle de sua empresa e de suas atividades, principalmente quando se trata de uma empresa de representação comercial, onde a responsabilidade não está apenas em uma pessoa, mas sim numa equipe de trabalho.

O controle financeiro para o representante comercial apresenta-se como necessidade básica para o bom andamento dos negócios e, com o checklist, a empresa terá diversas vantagens:

  • Maior segurança com relação aos lançamentos, já que o checklist funciona como uma rede de segurança, detectando falhas que costumam acontecer dentro de uma série de lançamentos e contas diferenciadas;
  • Maior eficiência para os resultados, uma vez que o checklist permite ao representante comercial entrosar-se mais a fundo com o movimento financeiro, podendo perceber melhor qualquer falha ou erro de lançamento;
  • Mais exatidão no controle financeiro, tornando os relatórios fiéis à realidade e espelhando exatamente o que está ocorrendo na área financeira da empresa;
  • Foco nos resultados, pois a exatidão, a eficiência e a segurança trazem ao representante comercial mais tranquilidade para se dedicar ao que realmente interessa para a empresa, ou seja, a prospecção de clientes e o aumento nas vendas.

Certamente o principal benefício de um checklist de controle financeiro para o representante comercial é este último item, uma vez que uma mente tranquila é a melhor ferramenta para a realização de qualquer atividade. A concentração irá direcionar o representante e sua equipe para o objetivo final da empresa.

Adotar o checklist como parte do controle financeiro diário é buscar tranquilidade e segurança para a realização de todas as tarefas, sem preocupações com o que poderia ou não ter sido feito. E é interessante notar que o checklist é uma tarefa que exige poucos minutos.

O controle financeiro e sua importância para a empresa

De nada adianta o controle financeiro para o representante comercial ter todos os dados se eles não são confiáveis ou se os procedimentos adotados não estiverem organizados de maneira a fornecer as informações necessárias em tempo hábil.

Podemos exemplificar com uma situação que pode ser encontrada em qualquer empresa. Imaginemos uma empresa de representação comercial que organiza o seu controle de contas a receber somente pela ordem alfabética, onde se torna mais fácil localizar a ficha de um cliente.

Essa organização só vai permitir encontrar os clientes por ordem alfabética, mas vai apresentar inúmeras outras dificuldades, como a falta de conhecimento sobre o valor total a receber de todos os clientes, os valores a receber em meses seguintes, valores em atraso, valores vencidos há mais de trinta dias, etc.

Para evitar a falta de informações, o controle financeiro para o representante comercial deve ser informatizado, organizando relatórios que possam fornecer todas as informações necessárias para as decisões financeiras.

Veja como fazer o checklist para o controle financeiro correto:

  • Controle diário do caixa

O controle diário do caixa é o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, apurando o saldo existente em valores, devendo ser feito sem erros de registro ou desvio de recursos.

Havendo qualquer diferença no caixa, elas devem ser apuradas no mesmo dia, corrigindo-se os erros de registro e garantindo a fidelidade de informações.

A checagem dos dados do controle financeiro para o representante comercial é importante, pois o controle de caixa é quem fornece informações para os valores depositados em bancos, os pagamentos em espécie, o controle das despesas pagas e os dados para elaboração do fluxo de caixa.

  • Controle das contas bancárias

O checklist deve ser feito também no controle das contas bancárias, verificando diariamente todas a movimentação bancária e o controle dos saldos existentes, com os depósitos e créditos efetuados e os pagamentos feitos através de meios eletrônicos ou cartões, analisando também as tarifas cobradas e os juros, se houver.

O controle das contas financeiras asseguram que os registros da empresa e os lançamentos feitos pelo banco estão corretos, oferecendo as informações para que não haja qualquer problema no fluxo de caixa no futuro.

  • Controle das vendas diárias

Controlar as vendas diárias e fazer o seu acompanhamento permite ao representante comercial saber como estão as vendas acumuladas e tomar as providências para que as metas de vendas sejam atingidas.

O controle de vendas pode ser organizado para oferecer as informações sobre o total das vendas diárias e os prazos de recebimento, para apresentar a totalização das vendas acumuladas pelos seus prazos de recebimento e fornecer dados para a conferência do caixa, nos casos de vendas à vista, quando estas ocorrerem.

  • Controle de contas a receber

O controle de contas a receber deve ter seus dados conferidos para que a empresa de representação comercial saiba exatamente como será o seu fluxo de caixa nos meses seguintes.

As contas a receber fornecem informações sobre os valores totais a receber de clientes e a estimativa de valores que serão recebidos por períodos, permitindo conhecer o montante de contas já vencidas e períodos em atraso, para que se possa tomar as providências necessárias para a cobrança.

O controle de contas a receber ainda deve oferecer informações sobre os clientes que pagam em dia e oferecem os dados para a elaboração do fluxo de caixa.

  • Controle de contas a pagar

O controle financeiro para o representante comercial deve se voltar também para as contas a pagar, organizando-as por período de vencimento. Com o controle de contas a pagar é possível estabelecer as prioridades de pagamento em caso de alguma dificuldade financeira.

Com o controle sobre as contas a pagar é possível saber o que está vencido e não foi pago, passando também essas informações para o fluxo de caixa, programando o futuro da destinação de recursos e registrando todos os valores.

Manter o checklist atualizado permite um total controle financeiro para o representante comercial, trazendo maior tranquilidade com relação às decisões que devem ser tomadas para o futuro da empresa.

Conclusão

E aí, viu como é importante para o representante comercial manter o controle financeiro para uma maior organização de sua empresa e a real certeza de seus lucros?

Qual a representada que é mais rentável? Onde estão seus maiores custos? E quanto à lucratividade de sua empresa de representação comercial?

Conseguiu compreender que só é possível se ter respostas claras para estas e outras perguntas, através de um cheklist bem estruturado e de um controle financeiro muito rígido?

Bônus: CONTROLE SUAS VENDAS ATRAVÉS DESTA EXCELENTE PLANILHA!

Se você compreender a importância da contabilidade para a gestão financeira de sua empresa de representação comercial, certamente você terá uma empresa com uma saúde financeira estável e sustentável e ainda terá respostas para todas as perguntas acima. Sua empresa com certeza será um sucesso!

Se ainda restarem dúvidas sobre estes e outros assuntos sobre sua empresa de representação comercial, comente abaixo. Amamos interagir com você!

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Muito sucesso ao empreender como representante comercial e até breve!

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